确保有效处理租户请求的12种方法

2019-09-21 15:50:32
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如果租户提出维修请求,请务必尽快解决。这不仅可以提高商誉和满意度,还可以节省您的钱,因为您现在要解决的问题将来修复起来的成本要高得多。当然,快速解决问题比说起来容易做起来难,尤其是在管理多个属性或请求需要大量设备或人工的情况下。

那么,您需要了解什么才能更好地管理物业的维护问题?为了找出答案,我们请《福布斯》房地产委员会成员讨论他们首选的方法,以便及时处理租户维修请求。他们说的是:

1.让房客与供应商协调

让您的租户直接通过电子邮件将修复请求发送给您。审核请求后,请与供应商联系以告知他们我们正在批准维修。然后用供应商的联系信息响应租户,以便租户可以安排完成维修的时间。这样可以节省我们的时间,而且我们不会来回电话尝试设置维修约会。-南希Wallace- Laabs,KBN家园,LLC

2.闭环

如果您是业主并与物业经理一起工作,则在建立清晰的流程来执行维修并关闭三个相关方(房客,物业经理和业主)之间的循环时,一切都会有所不同。从所有者的角度来看,您可以(并且应该)与物业经理建立“交往规则”,以便他们知道在进行大规模维修之前何时让您参与进来。-斯宾塞Hilligoss,麦迪逊投资

3.提前选择您的贸易工作者

最好事先计划并安排您的贸易人员。如果您更想节省时间而不是节省金钱,请找一个总承包商来解决您的所有问题。寻找可靠的贸易工人或总承包商的最佳方法是询问您认识的人来介绍。-克里斯·瑞恩,除了地产集团(EXP地产)

4.跟踪和记录所有请求

所有维修请求都需要通过电子邮件或租户门户网站以书面形式提交。不接受短信或电话(除非发生紧急洪水或火灾)。我们会将请求转发给适当的供应商,同时将批准通知发送给租户,并以电子方式通知租户计划何时进行维修。-丹妮亚·德拉霍兹(Danya Delahoz),驻留高峰

5.订立租赁合同的期望

在占用空间之前,您需要在原始租赁文档中协商明确的期望和真正的责任机制。大多数公司面临的挑战是他们不计划挑战。他们与业主或物业经理建立了良好的关系,然后建筑物出售,服务水平下降。可以通过在前端租用它来缓解这种情况。-乔纳森·凯泽,凯泽

6.为您自己和您的供应商建立紧急可用性

建立紧急可用性,并确保您的供应商可以提供紧急可用性。与强大的供应商预先协商价格和SLA,因此当供应商在现场且居民期望解决方案时,您无需讨价还价。捕获请求时,请使用收集足够信息和照片的工具和流程,以帮助诊断并在可能的情况下单次访问解决问题。-周杰伦Goldklang,大琼斯

7.提供维护保证

在极少数情况下,修复无法像租户所希望的那样快。如果这样,租户可能会感到不安,并致电城市检查员。为什么不提供维护“担保”?如果未在72小时内进行维修,则租户在72小时后按比例按比例获得免费租金,直到得到维修为止。您可以消除租户的烦恼,并有更多的时间来处理无法及时修复的情况。-杰弗里·泰勒,业主公司先生

8.保持供应商清单更新

确保您的供应商关系仍然完整。人们感动。您需要先进行了解,然后再执行租户维护。呼叫应在定期待办事项清单上。-迈克尔·波克,波克属性/ Matrix属性

9.确定紧急程度

自动化很棒,但这并不是所有解决方案。打电话给租户并弄清楚他们到底需要哪种维修至关重要。“我的地下室被洪水淹没”意味着完全的灾难还是可以控制的湿地?您需要这些详细信息,以便您发送适当的承包商并解决问题。此外,工作完成后,请拨打跟进电话。-亚伦·马歇尔,Keyrenter物业管理

10.尽快处理所有请求

服务请求应始终立即输入到物业管理软件中。大多数租赁要求以书面形式提出要求。但是,为了提供优质的客户服务,请考虑亲自或通过电话接受口头请求。另外,请尝试在同一工作日中午或24小时内为请求提供服务,以提供出色的客户服务。-卡罗琳·凯恩,CKR物业管理有限责任公司

11.提供备用通讯选项

不幸的是,技术并不总是可靠的。电子邮件可能由于垃圾邮件阻止程序而被过滤,或者由于Internet连接问题而无法发送,网站有时会掉下来等。此外,某些维修是紧急事件(例如,漏水),需要立即处理。因此,为租户提供至少一个手机号码,以作为下班后紧急情况或后续服务的备份。-凯瑟琳郭,精英公寓

12.对于所有类型的维修,供应商选择很少

确保及时处理租户维修请求的一个有效系统是,确保您的公司与每次维修/修复交易的至少2至3个一流的有执照和经验丰富的供应商保持一致,并将请求同时发送给所有这些人时间。这些维修工作经常被推迟,因为供应商一次要备份数周的工作。-吉姆·布鲁克斯,布鲁克斯团队- EXP地产

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